很多人以為PM只是「出一張嘴」的人，其實你只是還沒遇過真正厲害的PM。#Joe 在這集當中分享：協調與技術能力並不是專案經理的核心價值，真正的價值在於能從「#管理 × #責任 × #權力」三種角度去思考問題。當你能判斷客戶追加需求背後的責任與影響，懂得談判、設下界線，專案就不再失控，團隊也能無後顧之憂地專注把事做到最好。這集，讓你澈底破除對PM這個工作的迷思！

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【101專案管理一日特訓班｜專案管理課程】
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【201a搞定利害關係人所需的職場政治力】
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0:00 本集節目由大人學贊助提供
0:04 如果你是一位專案經理
0:06 以下這些問題你應該很熟悉
0:09 比方說客戶希望產品能提早上線
0:13 團隊某位成員臨時去支援別的部門了
0:17 而老闆希望能調低預算等等
0:20 種種的變動讓專案一延再延
0:23 甚至成本超標難以達成
0:26 很多的專案經理有去上過專案經理的相關課程
0:29 或者買過相關的書籍
0:32 甚至還去考了專業的證照
0:34 然而面對實務上種種的變動
0:37 最後還是被殺得措手不及
0:40 因此我們把15年來擔任專案經理
0:44 還有專案顧問的經驗
0:46 做了一個總整理
0:47 匯集成一堂專案管理一日特訓的實體課
0:52 這堂課把抽象的管理知識壓縮在一天
0:56 並且透過各種實用的工具
0:57 解救PM於水深火熱之中
1:01 課程當中呢
1:01 我們會結合實際案例
1:03 並且搭配精心設計的單頁表單
1:07 讓大家可以從任務
1:08 成本
1:09 人力
1:10 資源
1:11 還有時間等各種層面
1:13 重新對專案管理有個清楚的掌控
1:17 透過一天紮實的訓練
1:18 你會精準掌握專案管理的核心概念
1:21 有能力掌握大局
1:23 精準溝通
1:24 即刻回應
1:26 成為一位專業的專案管理者
1:29 歡迎透過下方的連結
1:30 查看這堂課更多的介紹哦
1:41 歡迎收聽大人的Small Talk
1:43 這是大人學的podcast節目
1:45 我是Joe 張國洋
1:47 大人學是個分享成為
1:49 成熟大人必備學問的知識平台
1:52 我們長期分享
1:53 職涯發展
1:54 人際溝通
1:55 個人成長
1:56 商業管理
1:57 以及兩性關係等等的人生議題
1:59 歡迎大家可以多多關注
2:02 如果你有任何想找我們討論或提問的
2:04 歡迎你寫信到podcast@ftpm.com.tw這個信箱
2:11 如果你的問題是我們在30分鐘之內
2:13 可以充分探討完畢的
2:14 就會有機會被我們選中來放在節目之中
2:18 那今天呢我想聊的不是讀者來函
2:21 而是一個工作上面常見的議題
2:24 那這個議題呢是我們的老本行
2:26 也就是專案管理
2:28 那之所以會想聊這個
2:30 主要是因為我其實常常會聽到
2:33 尤其是一些可能技術背景的朋友
2:35 或者在第一線執行的朋友
2:37 比方說呢工程師啊或者設計師啊
2:41 他們心中啊其實常常會有一個疑問
2:43 就是他會覺得專案經理
2:46 好像就只是出一張嘴
2:48 每天問問進度
2:49 開開會
2:51 可是對於整個專案的推進
2:53 感覺有他跟沒他
2:56 好像都沒有什麼差異
2:58 所以就會很好奇
2:59 到底為什麼要有PM這個職位
3:02 如果你也曾經有這樣的一個感覺
3:05 不管你是執行者的角色
3:07 或者你自己就是那個PM
3:09 可是你覺得這個團隊好像都不是很尊重你
3:12 那我覺得今天這個節目
3:14 可能就會對你有一些幫助
3:16 其實啊
3:18 我覺得會有這種PM可有可無的錯覺
3:21 其中最大的問題
3:23 通常其實還是那個專案的PM的錯
3:26 就是呢
3:27 他很可能沒有真正理解自己的角色到底是什麼
3:31 以至於呢
3:32 他可能做了很多事情
3:33 可是做的都是跟
3:35 要嘛就是跟技術人員重疊的事情
3:37 要嘛就是一些行政支援的事情
3:40 可是專案中明明有一些更關鍵的問題
3:44 需要他來處理的
3:45 可是他卻沒有意識到
3:47 那是他自己的責任
3:49 這要怎麼說呢
3:50 我覺得我們可以這樣想
3:52 就是一個專案
3:54 有可能會碰到的問題
3:56 其實我覺得可以粗略的分成五大類
3:59 分別是什麼呢
4:00 第一個我稱之為叫做協調性的問題
4:04 第二個是技術性的問題
4:06 第三個是管理性的問題
4:08 然後第四個是責任問題
4:11 最後一個是權力問題
4:14 一個專案經理
4:15 如果他大部分的時間跟心力
4:18 都花在處理第一類
4:19 也就是協調問題
4:21 或者第二類技術問題
4:23 那他很高的機率
4:25 就會被團隊認為是一個用途不大,可有可無的人。
4:30 可是反過來,如果他能夠提供第三、第四、第五類,
4:35 也就是管理、責任跟權力這三個層次的價值,
4:40 那這整個團隊就會覺得,哇,有這個人來當我們的PM,
4:45 這實在是太好了。
4:47 那我們先來聊聊什麼是協調問題。
4:50 所謂協調問題,指的就是一些比較行政
4:53 比較支援性的一些雜事
4:55 比方說通知大家
4:57 某個工作要開始了
4:58 確認一下那個東西做完了嗎
5:00 或者是我來召集大家開個會
5:03 或者幫大家整理檔案
5:05 發發會議記錄等等
5:07 你說這些事情重不重要
5:09 當然也重要
5:10 一個專案是不能
5:12 沒有人做這些事的
5:13 可是它不是一個專案經理
5:16 最核心的價值
5:17 我說的直接一點
5:19 這些事情一個好的助理
5:21 其實應該就能夠做好
5:23 所以如果你的頭銜是專案經理
5:26 可是你每天最主要的工作
5:28 都是在做這些事情
5:29 都只是在支援團隊
5:32 那你的主管
5:33 你的團隊自然會覺得
5:35 你的取代性很高
5:37 再來我們看第二類
5:38 技術問題
5:40 任何專案都一定會有技術問題
5:42 是需要去解決的
5:44 不過除非你做的是那種
5:46 非常前瞻的研發專案
5:48 比方說要研究飛去火星
5:50 所需要的火箭引擎的設計
5:53 不然我覺得大部分人
5:55 我們九成在職場上面會遇到的專案
5:59 通常都是應用型的專案
6:01 意思就是說這個技術本身
6:03 可能是已知的
6:05 比方說用資料庫
6:06 用既有的程式語言去開發一個app
6:09 或者是蓋棟大樓
6:12 所以這些技術是已知的
6:14 而且可能已經驗證過的
6:16 問題是重點是怎麼讓專案團隊裡頭
6:19 這些懂技術的夥伴能夠大家協調
6:22 然後順利的把東西做出來
6:24 換句話說
6:25 應用型的專案
6:26 只要團隊的技術能力是足夠的
6:29 加上有合理的時間
6:31 合理的資源
6:32 這些技術問題最後多半都能解決
6:35 就算團隊能力太差了
6:37 就是我們公司沒有程式設計師
6:40 那你有預算你可以外包
6:42 或是你有時間可以讓團隊慢慢去鑽研
6:45 多半最後也是能搞定的
6:48 可是這裡最常碰到的狀況是什麼
6:50 是有一些專案經理
6:52 尤其是他是第一線技術背景出身的專案經理
6:56 他們很容易不自覺的
6:58 會把我們後面提到的管理問題
7:01 責任問題
7:02 還有權力問題
7:04 通通都當成技術問題來解
7:07 可是一個PM
7:08 只要陷入這個思維
7:11 就很容易會掉入一個
7:12 吃力不討好的陷阱
7:14 我舉一個
7:16 就是大家一定都遇過的例子
7:18 假設你現在有個專案
7:20 你做到一半
7:22 結果客戶那邊
7:23 突然有一個主管冒出來
7:25 然後來跟你說
7:26 這個Joe啊
7:27 我們能不能追加一個這樣那樣的功能
7:31 這個時候
7:31 如果你是一個只會用技術解來思考的PM
7:35 那他通常第一反應
7:37 就是立刻會被這個情境陷進去了
7:40 他會跳進去
7:41 然後再開始在腦中思考
7:43 哦 這個功能很有趣
7:46 這功能如果要做的話
7:47 技術上到底要怎麼做
7:48 我們可以這樣子
7:50 然後那樣子搭配這個什麼東西
7:51 然後我們就可以做到了
7:53 然後馬上就跑去跟工程師
7:55 討論實作的細節
7:57 如果發現人力不夠
7:59 他可能想說
8:00 這個技術我其實也會
8:02 那我跳下來一起來幫忙
8:04 或者更糟的
8:05 他會去拜託或者逼大家加班
8:08 要想辦法把這個功能能夠生出來
8:11 聽起來好像很負責任對不對
8:13 不對這裡其實是大錯特錯
8:16 因為一個真正有價值的PM
8:19 他的首要任務
8:20 其實是去保護專案
8:22 還有保護團隊
8:23 所以當他聽到
8:25 知道看到這個追加功能的需求的時候
8:28 腦中第一時間最應該浮現的
8:31 不是怎麼做
8:32 而是等等等等
8:34 這真的是一個技術問題嗎
8:37 因為這更有可能是一個管理問題
8:39 也可能是一個責任問題
8:41 甚至是一個權力問題
8:44 好那我們分別來聊
8:46 什麼是管理問題
8:48 管理啊
8:49 談的就是資源配置
8:51 所以當一個新的需求進來
8:53 它一定多多少少
8:54 會對我們現有的專案造成衝擊嘛
8:57 所以呢你應該先分析
8:59 我們如果要接受
9:01 這個衝擊在哪裡
9:02 以及衝擊有多大
9:05 它對我們成本會有影響嗎
9:07 對人力會有影響嗎
9:08 影響會在哪個層面
9:10 對我們原來排定的時程
9:12 會不會因此就造成了延誤
9:14 等等等等
9:15 他需要把這些影響都量化出來
9:18 然後帶著這些資料去找老闆
9:20 甚至找客戶去討論
9:22 要麼就嘗試去爭取更多的資源
9:25 或者更多的時間
9:26 比方說他可能可以提出幾個選項
9:28 他說報告客戶
9:30 這個技術上面是做得到的
9:32 但會有這樣跟那樣的一個衝擊
9:35 所以我這邊有兩個建議
9:37 你聽聽看
9:38 選項一
9:39 我們維持原來的上線時間
9:42 可是這個新功能
9:43 需要額外增加兩個工程師
9:46 一個月的資源
9:47 選項B
9:48 我們用現有的人力來做
9:50 但是整個專案的截止時間
9:52 可能就需要往後延一個月
9:55 那前者就會增加成本
9:57 後者就會增加時間
9:59 甚至更厲害的專業經理
10:01 還要能做到我們自己在上課時候
10:04 常常講到的所謂的視覺化
10:06 還有具象化
10:08 也就是要能夠讓主管或者客戶
10:10 能夠很簡單的看到你看到的問題
10:14 他看懂了
10:15 很多時候很自然就能夠說服他們
10:18 可是你要做到這一點
10:20 你就需要具備排程的能力
10:22 成本估算的能力
10:24 資源管理的能力
10:26 這些其實就是專案管理
10:27 這門學問的核心知識
10:30 這些你都懂了
10:31 你才能夠保護專案
10:33 保護團隊
10:34 甚至保護公司
10:35 而且當你有這個高度的時候
10:38 作為專案經理
10:39 就不再只是會解決技術
10:42 而是可以做資源的這些權衡
10:45 或者是時程成本上面的談判
10:48 你看就更進階了一些
10:50 那什麼是責任問題呢
10:53 這裡指的是
10:54 你要再更進一步
10:56 就是這個功能
10:57 就算技術上面我們做得到
11:00 管理上面也有解
11:01 可是從合約
11:03 從責任歸屬的角度來看
11:05 我們應不應該做
11:07 比方說合約上
11:09 根本沒有包含這個項目
11:11 那除非客戶願意修改合約
11:13 而且給我們對應的補償
11:15 不然我們貿然做了
11:17 不是等於就損害自己公司的利益嗎
11:20 多加兩個工程師
11:21 誰要出錢呢
11:23 這個就是責任問題
11:24 哪怕是公司內部的專案
11:27 其實也是要做類似的考量
11:29 今天別的部門
11:31 隨意丟了一個額外的需求進來
11:34 技術上或許是可以做的
11:36 也做得到
11:37 可是如果你答應下來了
11:39 那搞不好
11:40 這個會影響到大老闆最期待的核心功能
11:43 這個核心功能
11:44 可能沒辦法準時上線
11:46 雖然最後什麼都做到了
11:47 可是晚了三個月
11:49 這樣其實你反而辜負了
11:51 老闆最一開始的期待
11:54 所以一個好的專案經理
11:55 他也要去釐清責任的邊界
11:58 而不是去當一個
11:59 什麼都答應的好好先生
12:02 那再來我們再來談最複雜
12:04 也最能體現PM價值的
12:06 則是權力的問題
12:08 權力的問題
12:09 其實談的就是利害關係人的議題
12:12 今天跑來提這個需求的客戶主管
12:16 他真的是對這個專案最終的負責人嗎
12:19 他真的有權力來做這個決定嗎
12:22 我們真正的這個客戶窗口
12:25 或是他背後的大老闆
12:26 那對這件事情的看法又是怎麼樣呢
12:29 如果我們真的做下去了
12:31 到時候結案的時候
12:32 他們會認賬嗎
12:34 甚至是如果因為我們多追加這個功能
12:36 之後造成了專案的一個延遲
12:39 這個主管他能承擔責任嗎
12:42 一個厲害的PM
12:43 他就會先去盤點這些人的問題
12:45 他可能會先私下去找專案中
12:48 支持我們的那個關鍵人物聊一聊
12:50 探探口風
12:51 搞不好你一問
12:53 對方跟你講說
12:54 喔那個主管講這個
12:56 你不要理他
12:58 他下個月就調走了
12:59 他的這個意見不重要
13:01 或者是你找到真正有權力的那個專案負責人
13:06 你跟他說明這個變動可能會對時程造成影響
13:10 會有一定的這個delay風險
13:12 搞不好他聽完之後
13:13 他自己就跑去跟那個主管溝通
13:15 請他先不要做
13:17 直接就把這個需求擋掉了
13:20 那你看一個本來可能會讓整個團隊人仰馬翻的問題
13:25 你透過處理權力關係
13:26 結果有可能問題根本就化解於無形之中
13:31 所以我們回到剛剛那個例子
13:33 當一個需求發生的時候
13:36 真正高價值的專案經理
13:38 他腦中會浮現一連串的問題
13:41 而不是怎麼做
13:42 怎麼做還是要想啦
13:44 可是他不是第一時間會想的事情
13:46 他可能會想說
13:47 第一個我們到底該不該做
13:50 這個在這個合約的責任範圍之內嗎
13:54 第二個如果要做
13:55 那它對時程對成本對人力
13:57 會造成什麼影響
13:59 好那如果我們要再做第三步
14:01 那我們需要爭取多少額外的資源呢
14:03 那合約上面我們能要求補償嗎
14:06 要求補償要跑什麼程序呢
14:08 然後第四個
14:09 那客戶為什麼是現在
14:11 才提出這個變更呢
14:13 它背後的商業目的是什麼
14:15 這是一個真的有必要性的一個變更嗎
14:18 那再來如果我們不做呢
14:20 那最壞的這個狀況會是什麼
14:22 我們有沒有機會拒絕
14:24 那如果要拒絕我們該用什麼理由
14:27 對方才最可以被說服呢
14:29 那再來那個專案的權力結構
14:32 到底是怎麼樣的
14:33 誰是支持我的誰是反對我的
14:35 誰是我們可以結盟的對象
14:37 那我有沒有機會可以借力使力
14:39 讓支持我的人去幫我排除掉這個阻礙呢
14:43 你看這些思考
14:45 全部都跟寫程式啊
14:47 算力學啊
14:48 做設計啊
14:49 無關
14:50 他們都不是技術問題
14:51 可是卻對專案的成敗
14:54 有著至關重要的影響
14:56 可是呢
14:57 如果一個PM
14:58 不去想這些事情
14:59 把所有的問題
15:01 都當成技術問題來解
15:03 唯一會的就是加班
15:05 就是逼大家做
15:06 逼大家吞下來
15:07 那當然團隊永遠都會覺得
15:10 時間不夠用
15:11 人力不夠用
15:12 那最後的結果
15:13 要嘛就是PM也跳下來
15:16 想說好了我要共體時艱
15:17 要陪大家
15:18 然後也變成一個昂貴的工程師
15:21 他就更少的時間精力
15:23 去專注那些有價值的事情
15:25 他不然就只是會逼大家天天加班
15:28 或者叫大家交報告
15:30 當然大家就會怨聲載道
15:32 然後就覺得你就出一張嘴嘛
15:35 對不對
15:36 然後你沒有辦法對著整個專案
15:38 產生任何的價值
15:40 所以這也就解釋了
15:42 為什麼不同專案經理的價值感
15:44 會有這麼大的一個落差
15:46 因為一個什麼能力都不具備的PM
15:49 那他多半也就只能提供第一等級
15:52 也就是協調的價值
15:54 就是到處傳話安排會議
15:56 可是我們也說了
15:58 這個取代性太高了
16:00 至於如果是一個純技術出身
16:02 可是沒有學過專業管理的PM
16:04 他也會自然而然去選擇自己最擅長
16:08 也最舒服的路徑
16:09 也就是技術解
16:11 他就會覺得說
16:12 我自己跳下去幫忙
16:14 這總是可以幫上忙
16:15 可是問題是你會的
16:17 你的團隊成員也會
458
00:16:19,440 -->00:16:22,930
甚至因為你可能已經離開第一線一陣子了
16:22 他們搞不好做的比你還好
16:25 結果呢
16:25 PM跟團隊成員都在搶同一件事情做的時候
16:29 那執行者自然就會覺得
16:31 你這個PM好像沒什麼價值
16:34 可是如果一個專案經理
16:36 能夠成長到比較後期
16:38 他能夠掌握需求
16:40 目標
16:41 排程
16:42 成本
16:43 工作範疇
16:44 資源調度
16:45 數量調配
16:46 合約等等這些管理工具
16:49 他就能幫所有人看清楚專案的全貌
16:52 以及前方的風險
16:54 如果他有責任的概念
16:55 他懂得運用合約或規範
16:58 或者法律來進行談判或斡旋
17:01 或者他更有權力的敏感度
17:04 可以快速的判斷出去影響哪些厲利害關係人
17:07 然後能夠讓專案的價值最大化
17:11 當一個專案經理能做到所有這些事情
17:14 他就能夠幫專案帶來巨大的利益
17:18 更重要的是
17:19 他可以像一個防火牆一樣
17:21 他可以保護整個團隊
17:23 讓工程師讓設計師可以安安心心
17:26 專注在他們真正最擅長的技術問題上
17:28 尤其是避免大家做白工
17:31 避免大家走冤枉路
17:33 我覺得這個才是能夠保護到公司
17:36 而且保護到投資專案的老闆
17:39 這個其實才是有價值的
17:41 所以回到我們今天一開始的問題
17:44 PM真的是一個出一張嘴的工作嗎
17:47 我的答案是
17:48 絕對不是
17:49 而且絕對不應該是
17:52 因為如果一個PM
17:53 能夠做到我們剛剛提到的所有一切
17:56 管理、責任、權力的角度
17:58 去全盤的思考跟解決問題
18:01 那它其實會是整個團隊最寶貴的資產
18:05 可是你去想
18:05 這種PM其實過去你可能很少碰到
18:09 對不對
18:10 可是如果你碰到一次
18:12 發現有一個PM有這樣的一個高度
18:14 那你就發現他出了那張嘴
18:16 說的每一句話
18:18 其實都能夠幫團隊去排除障礙
18:21 或者爭取資源
18:22 或者釐清方向等等等等
18:25 所以如果你現在是一個專案的負責人
18:28 或者你未來希望成為一個稱職的PM
18:31 我其實非常鼓勵你
18:33 除了你原本的專業技能
18:35 那個其實還是很重要的
18:37 一定要再花時間去學習
18:39 真正的專案管理知識
18:41 然後要有能夠保護公司的思維
18:44 保護老闆的思維
18:46 要有談判的思維
18:48 要有利害關係人的思維
18:49 那你就能夠進一步保護到整個專案團隊
18:54 而且當你擁有這些技能
18:56 你就能真正發揮一個PM的價值
18:59 讓自己從一個傳話者
19:01 從一個助理
19:03 蛻變成一個能夠真正運籌帷幄
19:06 帶領團隊邁向成功的領導者
19:09 我們其實在很多文章中
19:11 都會把專案經理比擬為將軍或者軍師
19:15 因為一個真正成熟的專案經理
19:18 他確實能夠運籌帷幄
19:20 決戰於千里之外
19:23 可是如果你覺得自己在這幾項能力上有缺乏
19:26 我真心建議要在專案中活得好
19:30 請務必要讓自己提升
19:32 那當然如果你覺得要自己學比較難
19:35 那也很歡迎來大人學上課
19:38 因為這領域專案管理這個領域
19:40 也是大人學我們最最最擅長的領域
19:43 我們現在一直也在很多
19:45 上市櫃公司啊
19:47 常態開設專案管理的系列課程
19:50 所以呢
19:51 也非常真心建議
19:52 大家可以來參加
19:53 那一些呢
19:54 跟今天主題相關的課程
19:57 我會請我們的製作人啊
19:58 放在這一集的資訊欄
20:00 所以也建議大家聽完啊
20:02 可以看看
20:03 尤其如果你是老闆
20:06 你希望你的專案經理
20:07 可以發揮作用
20:08 你希望你的專案投資
20:10 不要打水漂
20:12 那真心也建議
20:14 可以把這些專案經理送來上課
20:17 因為你作為老闆
20:18 自己講有時候員工不太聽
20:20 可是讓老師教
20:23 或許就會大不一樣
20:25 那我們今天節目就到這邊
20:27 謝謝大家的收聽
20:29 那如果你喜歡我們的節目
20:31 歡迎分享給親朋好友
20:33 那請繼續跟我們一起
20:34 相信思考勇於改變
20:36 那我們下次見囉
20:38 掰掰